Na co dzień szybkie tempo życia oraz nadmiar obowiązków sprawia, iż w pewnym momencie zaczynamy tracić kontrolę nad naszym życiem, zarówno w pracy, jak i prywatnie. Nierozwiązane sprawy, wciąż przybywające obowiązki i świadomość tak szybko mijającego czasu zaczynają wirować w naszej głowie, co w konsekwencji doprowadza nas do uczucia zupełnej pustki, utraty kontroli nad bieżącymi sprawami, a nawet do załamania nerwowego.
Powodem takiej sytuacji jest brak umiejętności zarządzania czasem. Z pewnością pomyślisz teraz, że to bzdura!Przecież doskonale wiesz, co kiedy masz zrobić. Niestety to nie wystarcza. Kluczem do sukcesu jest umiejętne zagospodarowanie czasu tak, aby każde zadanie miało szansę realizacji zgodnie z ustalonymi wytycznymi. Jak zarządzać czasem w pracy lub domu, aby nie dać się przytłoczyć ilością obowiązków, którym nie jesteśmy w stanie podołać?
Oto kilka prostych, acz skutecznych zasad.
1. Skup się na jednym zadaniu
Większość z nas posiada nawyk rozpoczynania wielu zadań jednocześnie licząc na to, iż w ten sposób zaoszczędzi czas, gdyż w jednym momencie pracuje nad wieloma projektami. Jest to jedna z największych pułapek. W momencie, gdy angażujemy się w robienie kilku czynności jednocześnie, nasza koncentracja jest rozproszona na każde z nich. Wskutek tego rozpoczęte zadania trudniej nam będzie zakończyć i ostatecznie wykonanie wszystkich z nich zajmie nam dużo więcej czasu.
2. Wyeliminuj rozpraszacze czasu
Jednym z największych wrogów naszej efektywności są różnego rodzaju elementy rozpraszające nasza uwagę. Najpopularniejszym z nich jest Internet i nieodparta chęć bezcelowego przeglądania stron.Jeśli do wykonania konkretnego zadania nie potrzebujesz dostępu do Internetu, po prostu wyłącz go. Szybko zauważysz, jak wiele dzięki temu zyskasz czasu. Podobna sytuacja jest z wszelkiego typu komunikatory gg, czaty, a nawet skrzynka pocztowa (nawyk odświeżania poczty przychodzącej). Jeśli nie musisz korzystać z tego typu narzędzi , również wyłącz je.
3. Nabierz nawyk
Często wśród naszych codziennych obowiązków są takie, które nie należą do naszych ulubionych, jednak musimy wykonywać regularnie każdego dnia, jednak często nie wystarcza nam na nie czasu. Odkładając je na później tylko pogarszamy sytuację, gdyż podświadomie cały czas o nich myślimy, co wywołuje dodatkowy stres.
Najlepszym, rozwiązaniem jest uczynienie z danej czynności nawyku. Jeśli regularnie będziesz wykonywać daną czynność jako jedną z pierwszych danego dnia, szybko stanie się ona nawykiem wykonywanym niemal automatycznie, a Ty będziesz mieć spokojne myśli.
4. Zasada Pareto 80/20.
Zgodnie z tą regułą poświęcaj 20% czasu na czynności, które dają 80% efektu. Ta niezwykle istotna zasada wybierania priorytetów z całą pewnością pomoże Ci w sposób efektywny zarządzać Twoim czasem i skupiać się tylko na tych zadaniach, które przynoszą najlepsze rezultaty.Jeśli wykonanie pewnej czynności zajmie Ci dużo więcej czasu niż komuś innemu, poproś o pomoc lub oddeleguj zadanie współpracownikowi. Wówczas druga osoba może je wykonać poświęcając mniej czasu i uzyskać lepszy efekt niż Ty.
5. Zapisuj.
Choć w dobie mobilnych kalendarzy w telefonach i komputerach posługiwanie się zeszytem może wydać się śmieszne to jednak okazuje się, iż jest to doskonałe narzędzie do zarządzania czasem. Notuj w nim wszelkie zadania, które masz zaplanowane, zarówno te rutynowe, jak i te spontaniczne. Podziel zeszyt na trzy części. W pierwszej notuj zadania, które s pilne, w drugiej – zadania oddelegowane, natomiast trzecia część powinna zawierać zadania, które są w dalszych planach i mogą, lecz nie muszą być wykonane. W razie potrzeby zawsze będzie można do nich powrócić. Każde wykonane zadanie, czy zakończony projekt wykreślaj z danej listy. Dzięki temu będziesz mieć dokładny obraz tego, na jakim etapie są poszczególne sprawy i tym samym będziesz mieć pełną nad nimi kontrolę.
Jeśli czujesz, że tracisz panowanie nad własnym czasem, powyższe zasady z pewnością pomogą Ci zarządzać nim, dzięki czemu unikniesz niepotrzebnego stresu i nerwów, zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym.
